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案例|如何做好供应链协同?担当 + 推动 + 共识!

2018/5/8 14:54:57来源:作者:

  如何做好供应链协同?乍一听起来,这个话题似乎很大,很难回答。但事实上,供应链协同的好与坏,体现在我们日常工作的点点滴滴中。它不仅与组织和流程有关,也和我们每个人,甚至企业的文化息息相关。我们不妨从一件职场上司空见惯的小事说起。

  案例:邮件门

  陶驰最近入职了国内一家知名企业,担任供应链部门的负责人。刚刚走马上任,他就被各种大大小小的事弄得焦头烂额:缺货问题、滞销问题、质量问题、客户投诉、供应商断供……每天都在救火,不仅如此,内部各个部门之间还不停地吵架,互相推诿责任,这让陶驰十分恼火!

  这不,陶驰刚从工厂车间回到办公室,连水都没来得及喝,打开电脑就看见刷刷刷几十封同一个主题的邮件跳出来占满了整个屏幕。陶驰职业性地快速浏览了这些邮件,不由得火冒三丈!

  一个物料的短缺即将造成车间停线,采购说是计划的责任,计划说是采购的数据维护有问题……

  采购员辩解道:“之前根本没有人告诉我说数据存在问题!”

  计划员冷冷地回复说:“我邮件发给你了,你自己不看!”

  采购员十分委屈:“我每天收到一百多封邮件,没有办法保证每封邮件都从头到尾仔细看过……”

  计划员继续狠抽鞭子:“那就要问问你自己,为什么大家都认真看邮件,只有你不看,出了问题你才知道看邮件!并且,我发了三遍邮件,每封邮件都加了签!”

  采购员似乎想到了什么:“原来你说的是那几封邮件啊,别在这里糊弄人了!那几封邮件我还是认真看过的,但是邮件中讲的根本不是数据这回事(请看附件),而是提醒有哪些物料即将缺货了!这不废话吗?谁不知道有哪些物料即将缺货,但是数据有问题你为什么没有讲出来?搞得我使力的方向都错了!”

  就这样来来回回一整个上午、几十封邮件,刚开始还只是两个人互发邮件互怼,后来索性都抄送了自己的同事、上司,甚至上司的上司,几十号人被拉到邮件中观战,但就没有一个人站出来解决问题!

  对陶驰来说,这种情况已经不是第一次出现了。上一次,他把几个当事人叫到办公室训斥了一个多小时,本以为大家会引以为戒,没想到同样的事情又接二连三地发生……

  此时此刻,陶驰目光凝重,他决不允许这样的事情再次发生。他用最快的速度在电脑上写了一封通告,发送给了供应链部门的全体人员:

  不要用邮件来解决问题

  最近观察到不少同仁习惯于用发邮件的方式来“协同”他人工作,我必须郑重告知大家,必须对这种工作方式说NO!

  邮件是农业时代的产物,是过去没有电话,大家相隔万里时所不得不使用的沟通工具。如今,虽然有了电子邮件,但其本质并没有发生大的改变。尤其是当两个座位相隔不到十米的人也要通过邮件来进行沟通,这本身就是互联网时代的悲剧,是绝不应当发生在一家倡导高效协同工作方式的公司身上的!

  如今的邮件,其最大用处是用来做记录留存,除此以外,邮件是一个效率极其低下的沟通方式。因此从今天起,我给大家提几个明确的要求:

  第一,最重要、最紧急的事情请面对面或电话沟通,不要等待,不要等待,不要等待!

  第二,次重要、次紧急的事情,请用短信或即时沟通工具IM沟通,如果没有及时得到答复,立刻回到第一点!

  第三,遇到自己解决不了的重要且紧急的问题,立刻以最高效的方式升级到自己的主管,寻求上司的帮助!

  邮件可以用来做总结、做报告、做记录,但决不要通过邮件来解决重要且紧急的问题!希望我们所有人都能够成为问题的owner,不推诿责任、不寻找借口,有问题就立刻去推动、去解决,推动不了就升级给更高层去解决。只有这样,才能形成我们一直倡导的高效协同的工作方式!

  类似“邮件门”这样的案例,想必每一个职场人士都经历过吧!在外企,这常常被称之为fly email,言下之意,就是不要让邮件在空中飞来飞去,却解决不了任何实际问题。

  在企业里,我们常常把协同挂在嘴边,但彼此之间的工作方式却和“邮件门”如出一辙,毫无“协同”可言!

  那么,什么是协同?我们可以用一个简单的公式来表达:

  协同 = 担当 + 推动 + 共识

  协同首先是担当,是对问题的ownership,是打破砂锅、刨根问底,不解决问题誓不罢休的精神!

  协同其次是推动,是对问题相关方的持续的推动。在工作中,不谨小慎微、唯唯诺诺、怕这怕那,而是勇敢地去面对他人,甚至是他人的质疑和挑战!

  协同最后是共识,没有办法获得他人的认同,就没有办法建立共识,协同就成为了一句空话。建立共识,需要我们换位思考,站在他人的立场看问题;建立共识,也可能需要我们在原则范围内作出一定的让步,甚至可能是牺牲!

  但是,有时候哪怕是有担当、有推动力、有意愿让步和牺牲,最后还是没有办法建立共识,那就需要尽快将问题升级给更高层级的主管,借助更高层级的力量来达成共识!

  协同有高效和低效之分,我们常常说的高效协同,它的公式其实也很简单:

  高效协同 = 高效沟通+ 协同(担当 + 推动 + 共识)

  什么是高效沟通?沟者,构筑管道也;通者,顺畅清晰也!高效沟通一定是及时的、双向的,能够在一来一回中快速地达成协同。因此,面对面的沟通是首选,其次是电话,再次是短信或即时通讯工具,然后才是电子邮件,最后是纸质书信。

  高效协同是需要训练和修炼的!脚踏实地,从自己做起,突破思维局限,我们才能逐步养成高效协同的习惯。只有在一个倡导高效协同的组织文化中,我们的供应链协同才能真正落到实处。否则,再好的协同流程,也只能是挂在墙上的几句空话!


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