实施ERP系统能为公司带来什么样的好处

2018-09-29 15:07

  近年来,随着市场化程度的深化与竞争的日趋激烈,适时导入企业资源管理系统(ERP),全面整合销售、采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人才等资源,实现最佳资源组合,取得最佳效益,已成为中小企业管理升级的焦点。

  都说企业要上ERP,那ERP到底有什么好的呢?在不同职能岗位上的你,根据下文,对号入座!

  一、对老板的好处

  1.随时可以由系统中的资料掌握公司的营运状况。

  2.建立公司的管理体系及运作规范,由系统管理公司运作。

  3.建立公司营运的数据库,累积公司的管理经验知识,不会因人员异动而流失。

  4.由系统信息的整合,可以提升公司的反应速度,不需由人力统计,可减少错误,节省人力。

  5.由系统提供的大量运算功能,可以加强公司的生产弹性,提高接单能力。

  6.系统可以整合各单位的资料,可以随时结算,了解公司目前营运成本。

  7.系统符合财税法规,可能达成内稽内控的目标。

  8.系统符合上市上柜的规范,可以协助公司上市上柜作业。

  9.系统可以反映各项异常状况,且提供相关资料,方便解决问题。

  10.系统可以提供电子签核及工作流程之功能,可达成无纸化目标。

  11.系统可以远程联线操作查询,方便跨国管理,不受地区限制。

  12.系统可以作资金的管理,提高资金运作的效益。

  二、对部门经理的好处

  1.随时查询公司所有原物料采购单价波动情况,并依据市场行情做出应对。

  2.可对供货商在某个时段的采购总金额进行分析,根据有效的数字金额同大宗原物料供货商协商折扣事宜。

  3.销售部分,可按照一定时间内的销售金额,对客户进行划分。确定**客户。

  4.对客户订单进行分析,针对出货商品的订单量做出趋势图。可重点管控。对其成本分析,并尽可能降低其销货成本,从而增加利润。并可对商品销售作出预测。

  5.对库存异常及存货呆料情况进行分析,制定相应处理规划。并将信息反馈至各相关部门。从而使库存最优化。

  6.对项目部分可做到项目稽控,对其项目损益做出分析。评估其可行性。

  7.对全年费用部分可进行预算,尔后与实际发生相比较,对差异部分进行分析,制定相应策略。

  8.可对采购单价进行电子签核管控,使采购人员在下采购订单时必须使用主管签核的采购单价。

  9.针对应收帐款部分,系统以帐龄的长短体现,可实时迅速了解应收帐款的情况. 进行追踪。

  10.对业务人员的销售业绩进行统计分析,制定相应奖惩机制。更大限度的调动员工积极性,为公司创造更大的效益。

  11.对生产过程中发生的报废情况及时了解,对报废出现异常的工单进行分析,制定相应策略。

  12.对经营能力,财务结构,获利能力进行分析,针对各个异常系数部分分析。

  13.在运用工作流消息管理过程中,及时迅速了解采购订单延迟,销货订单延迟情况,对异常部分作出相应调整。

  三、对物控﹑生管的好处

  1.可及时掌握销售订单订购量、出货量未交量及客户需求日期。

  2.可随时掌控材料的采购到货状况。

  3.可随时掌握材料产品库存状况﹑及时作出生产,出货安排。

  4.对客户需求进行交期预测分析和用料分析,从而确定产能﹑材料能否达成客户的需求﹑快速反馈信息给业务。

  5.通过产品主计划,可一次将成品﹑半成品工令开单,减少工作量。

  6.物料需求可将生产当前产品所需材料的库存﹑已分配﹑在途数量及预计库存﹑缺料数一一列出,由物控查核,并可直接将其转入采购系统,产生采购订单。

  7.开立制令单的同时,可知晓每种材料的库存﹑已分配及可领料数量。

  8.可设定派工单完工计划,并可通过<<订单生产排程>>查询计划完状况,从而进行生产调控。

  9.加工中心生产排程,可随时掌控各种资源的超短荷情况,从而做出相应的调配。

  10.加工中心绩效分析,可了解加工中心的实际耗用工时及生产效率﹑良品率﹑不良品率等。

  11.产品主计划进度追踪表,可按销售订单查询到生产安排情况﹑已领料套数﹑未领料套数及入库数量。

  12.制令单进度和订单进度随时反映。

  13.生产线在制品移转管制及每站投入﹑产出﹑在制分析。

  14.移转入库超量控制及入库时间管制。

  15.逾期未完工制令单资料追踪表﹐可及时对逾期制令单作出处理。

  16.超领料限制及补料程序管制。

  四、对品管的好处

  1.使用品管作业使整个运作流程,更合理化﹑完整化。

  2.对于进料方面的记录更加完整化,便于追溯﹑分析及后续的改善。

  3.能够对于整个生产过程进行详细的记录,以便于后续的分析及改善。

  4.能够统一分析供货商为我们提供料件的好与坏,以便于作业相应的调整。

  5.能够集中分析公司内部所生产的产品需要进行解决的环节。

  6.能够取消大量的手工检验报告,提高效率,减少不必要的人为错误。

  7.多个环节的品管作业,能够对产品进行多重认证,减少后续不必要的重复作业。

  五、对会计的好处

  1.每月的各项财务报表及时结出:如财务人员每月提供的资产负债表﹑月损益表等。系统作业财务人员不必再为了借贷不平而去费力检查。

  2.往来明细帐管理一目了然:作为工厂不管多少往来客户均可由系统管理,随时都能掌握其应收未收﹑应付未付的金额。财务人员也不必为了总帐和明细帐不平而烦恼。

  3.在资金流的掌握及调配:能及时查询工厂资金占用﹑结余情况,并进行资金预测,提供给领导资金运作的合理方案。

  4.各部门在系统作业上环环相扣,最终的单据由财务人员审核记帐,方便工厂内部管理的内部监督﹑内部控制。

  5.成本结算轻松完成。每月系统交易正常,单据完整,成本计算轻松结出。

  6.财务人员结帐时有个特点:前松后紧,即月初时没事,月末没有时间。而系统作业注重于日常作业的及时录入和单据正确性的检查,只要平时资料入正确,月末由系统计算各项报表资料,有利于企业人力资源的合理使用。

  7.系统作业不光是提供当月的报表资料,更能提供不同月份之间资料的比较,以利于各项财务资料分析。

  8.预算功能的使用,提供预算和实际之间的分析。

  9.提供多角度的分析统计的功能:如销售额(采购额)按客户统计﹑按客户分类统计﹑按业务员统计﹑按存货统计﹑按存货分类统计等

  10.对于两岸三地的作业工厂来说,数据库之间的资料互转,业务之间的往来﹑财务帐合并等需求本系统提供了最方便快捷的方法。

  六、对业务的好处

  1.提供完整的客户基本资料文件,记录客户的各种详细信息及与客户的相关交易条件,方便日后的资料查询;

  2.可以方便快捷的录入销售订单,掌控客人的受订量,随时提供接单日报表;

  3.已出货部分系统自动扣帐,实时提供未交订单明细,方便与客人核对P/O残;

  4.提供订单在线生产状况分析,可以准确了解当前的生产状况,快速回复客人交期;

  5.提供核准单价管理,提供交易历史单价查询,可以了解单价的异动状况;

  6.提供订单预测用量分析表,可以对客人的Forecast部分进行物料需求的运算,提前备料;

  7.可以随时提供已出货部分的出货对帐明细表,方便与客人对帐;

  8.提供受信额度管控,可以保证资金回笼的及时性,减少公司呆帐的发生,降低公司的经营风险;

  9.提供本公司料号与客人料号的对照表,可以直接以客人料号进行订单处理﹑出货单打印﹑查询管理等,大大提高了作业效率;

  10.提供订单版本控管,可以根据版次的变更追溯客人的订单修改内容及原始订单信息;

  11.可按期间﹑存货﹑客户提供销售趋势分析报表,了解销售趋势﹑市场走向,为未来的生产﹑销售计划提供第一手资料;

  12.对于外销部分可以根据出货单自动提供Invoice和Packing list,能够满足外销客户之需求,而不需重复作业;

  13.真正做到了资源共享,只要有权限,进入系统一查,客户的订﹑出货所有相关信息一目了然,不会因负责某一客户的业员人员不在而其它人便不了解状况,无法及时回复﹑处理客户问题。

  七、对工程的好处

  1.可以对同一产品设计多个BOM版本;

  2.可以用产品结构相近的BOM直接进行复制﹐减少输入;

  3.通过BOM结构树可以清晰打印产品的多阶关系;

  4.可以进行不同产品之间的BOM结构比较;

  5.可以维护材料的替代关系;

  6.可以一次进行多个产品BOM的变更;

  7.可以维护主产品的联副产品资料;

  8.同一产品可以维护多条加工工艺;

  9.可以对各类资源及个别资源进行维护;

  10.可以随时进行各类资源的生产能力调整;

  八、对仓管部的好处

  1.快速查询到仓库库存及相关料况如该材料的在途,已分配,已请购等数量更为全面。

  2.库存查询方式灵活便利,如可查历史某时点库存,可查某类或某个仓库存货的库存,可只查当天有交易发生的存货库存。

  3.可快捷查询常用存货的安全库存状况,及时了解到材料是否该采买,以确保生产所需。

  4.可迅速查询仓库呆滞料状况,以便及时处理,减少库存积压对资金的占用,提高资金营运力。

  5. 仓管做帐简单,轻松,及时,准确。仓库资料可据领导需要以多种格式产生,美观大方,快捷灵活。

  6.每月盘点资料产生快捷方便,系统自动统计出仓库帐及会计帐的盘盈亏数字。

  7.仓库所做单据可由系统自动传递到财务等相关部门,及时准确。

  8. 仓库资料可与其它部门实时共亨,不用一天到晚总是接到替人查库存的电话。

  9.库存异常存货有专门报表统计,以便仓库作业人员有针对性的查核。

  10.为配合财务所需,对月底收到暂无**之存货有单独接口可做存货暂估。

  九、对采购部的好处

  1.资源整合,采购系统资源与企业其它人、财、物资源整合在一个数据库中,有利于企业资源的共享。

  2.信息上传,采购单据一经输入,系统会自动发送短信通知主管审核。

  3.指令下达,采购指令会自动流转到仓库部门,便于物品验收与入库。

  4.财务记账,采购入库单据会自动拋转到帐务系统,便于财务人员对帐与记帐。

  5.可直接按营业部门所接客户订单安排采购。

  6.系统会根据生管部门下达的生产制令展算原物料需求,并可自动转成采购订单。

  7.可维护上下游厂商之供应链管理(SCM)。

  8.统一管理供货商及其报价,便于考核评估供货商,比较分析采购价格。

  9.可根据实际需要按不同采购人员划分采购物品范围。

  10.采购订单输入时,系统自动将供货商之核准价格带入,方便输单作业。

  11.在请购作业中记录各部门原物料的请购情况,并可自动转成采购订单采购。

  12.供货商送货过来,暂收资料直接与品管关联,检验合格则入库,否则退回。

  13.提供各类查询窗体,以便随时掌握采购下单、采购单价、厂商交货、仓库验收、采购跟催、进货对账、应付账款等信息。

  14.提供相关统计窗体,以便高阶主管分析、决策。

  延伸阅读

  库存不准确ERP再好也没有用!

  你的库存准了吗?有些人可能会毫不客气地说我的库存是准的,也有人会说应该会准吧,还有人会肯定地摇头。

  我忽然发现,其实很多企业的管理人员尤其是IT信息部门的人员都对企业上了ERP系统,库存却总是还不准有些郁闷。

  其实不必郁闷,很多企业的库存数据都还不准,尽管有些人要打肿脸来充胖子。手工模式下的库存数据最缺乏科学的依据,很多时候仅仅依赖盘点来验证,更谈不上什么库存成本分析,库存周转率分析,安全库存量分析,供应链管理优化。这些上了ERP系统通常都能解决。可是,上了ERP系统,库存数据准确了吗?如果库存数据还是不准确,那么分析这些数据和指标又有什么意义呢?这里,我也想澄清一点,所谓库存数据准确的概念是,帐实相符,帐帐一致。什么叫帐实相符呢?就是ERP系统的库存帐和实物盘点的帐一致。什么叫帐帐一致呢?就是总帐科目帐与库存明细帐一致,财务帐和库存台帐一致。现在再回头想想吧,库存准据准确了没有?再进一步说,库存准确了,那对上述的库存指标进行分析了没有?达到要求了没有?评估过ERP系统在库存上产生了多少效益吗?

  很多很多的问题,估计问题到最后,说自已库存数据准确的会越来越少。其实,库存数据要准确真不是一件容易的事,绝对不是月末实物盘点数据大致相符就好了。我来说给你听,影响库存数据的因素到底有哪些?

  计量单位的不一致造成帐务与实物的差异。在很多企业甚至很多行业都存在这个问题。比如铜条的比重,采购铜条通常得按公斤,ERP系统里的BOM的用量当然也按标准的公斤来限额使用。影响帐务与实物的差异最主要还是铜条的比重,学过物理的人都知道,铜的密度,热涨冷缩等外界环境都会造成计量偏差。要控制好不是一件简单的事,更何况每次采购的铜条比重是绝对不可能一致的。再进一步说,要是生产企业不想进行切割,需要按长度单位来计量,问题就更多了。另外,还有化学品等等一类的物料都存在这个问题。

  损耗造成车间库存。车间库存在许许多多的企业里非常常见,有人说我公司车间里没有库存,只能说明你的行业不一样。生产部总是会藏一些库存起来的,用生产部的人的话说,以防备用,不然那天要补料是多么麻烦的事。可是一旦有车间库存,恐怕仓库的保管员就麻烦了,那个记的帐就要打结了。很多企业的技术部都没有办法控制好损耗,损耗多了不行,生产部多出材料来了,损耗少了不行,生产部整天围着你补料,可不是一件让人愉快的事。

  挪单现象。这种现象可能在很多企业少一些,但也是很常见。有些企业的生产部有些订单超额了,为了省去麻烦或掩盖什么,只好去挪单,就是把这个订单的物料挪到另一个订单上生产,长此以往,只怕连挪单的人都不记得到底怎么弥补那个越来越大的窟笼。要是再加上企业的管理人员更换频繁一点,一定是一个扯不清楚的帐了。

  记帐的差异。这个问题在企业里也是挺严重的。通常大范围应用ERP系统的企业总是使用的人多,一旦某个流程经过的人多了,一定会有人缺少责任心。比如,要领料的单子给你压着,要不生产完工了不给你及时入库,要不就是领完料了单据一揉塞什么地方了。形形色色的问题造成记帐的差异,帐实怎么可能相符呢?

  帐与帐之间的差异。这个问题恐怕有些可笑,很多企业的IT部人员可能不是很懂专业的财务,甚至根本没有注意到这个问题。结果月底对帐下来,忽然发现库存的台帐或流水帐与科目都不符了......等等。

  库存数据的准确性真不是一件容易的事。上述的事情在我现在的企业里就有。个别问题都病入膏荒了。库存数据不准确,再好的ERP系统也没用,什么SAP,什么优秀管理软件都是胡扯。库存数据紧靠的就是成本,成本后面紧靠的就是利润。呵呵,连利润都错了,这个ERP系统有用吗?所以下次见到我的时候,千万别说这个ERP系统功能是多么地好,我的ERP技术是多么地强,代码一夜能写几千行。

  附录:

  如何正确认识ERP和库存之间的关系?

  无论是国外的还是国内的ERP厂商,也无论是真的ERP还假的ERP,他们都在向制造业宣传一个共同的东西:上ERP吧,上了ERP可以给您降低库存25%左右;某某企业上了某某ERP之后,库存由原来的多少多少降低了多少……于是乎,国内的企业家们都被忽悠的蠢蠢欲动,有条件的要上ERP,没有条件的创造条件要上ERP!ERP几乎成了医治企业库存问题的灵丹药!

  事实情况真的是这样吗?

  本人先后经历了从MRP到MRP-II再到ERP的发展历程(国内), 实施应用过的相关软件很多,经历的行业包括重工业,空调行业,EMS电子制造业等。我的总体感觉是:ERP(MRP/MRP-II,以下统称ERP)是个很好的管理工具,它确实能够帮助你提高管理水平, 包括帮助你降低库存水平,但它的前提是:

  ·你选择了正确的ERP软件;

  ·你做了正确的实施,并有良好的业务支持流程;

  ·你有合适的人在正确地应用。

  三者缺一不可。有人对此做了一个比较形象的比喻:实施了ERP就好比是你买了一部车;车子运行的好坏,一要看你司机的驾驶水平,还要靠有好的路面。

  关于选择正确的ERP软件, 我这里有个案例。我南方的一个客户,电子制造业,上了一套国内某著名ERP厂商的“ERP”,前后花了20多万,用了一年多以后发现该ERP无法满足要求,特别是该公司的产品种类增加以后,需要管理的物料种类越来越多,该软件无法实现物料计划与库存控制的需要。接着他们又开始重新选择ERP软件,又买了一套东南亚某ERP厂商的软件,实施了大半年,公司的业务又有新的变化——产品设计改变(EC)越来越多,进出口业务也越来越多,包括国内转厂(Plant Transfer)业务也随之而来,同一种物料既有国内采购的也有国外进口的,转厂的也有,保税非保税的情况也越来越复杂,这个时候他们又发现,第二套ERP也不灵了!随之而来的问题是,公司产值越来越大,库存也越来越大!有多少产值就有多少库存,库存与产值竟然是如影随形!结果是有了客户的订单也不敢接了!接的订单越多,库存积压的越多,资金压力越大,及时交货率越差,得罪的客户越多!不敢接单了!库存几乎是到了崩盘的地步!

  我相信这种企业很多:在还没有明确公司业务的真正需求的前提下,盲目选型,盲目上马ERP项目, 最终的结果是上也上不去,下也下不来!那种痛苦的状态是可以想象的。如何正确的选择适合自己企业目前情况与未来发展方向的ERP软件成为企业将来成败的关键因素。解决这个问题的关键是冷静的需求分析以及同行业的比较参考,外加第三方专业顾问的参与。尤其是对于那些缺乏ERP实施与应用经验方面的人才的企业,万万不可以只听信ERP厂商的广告与推销;还有一条是大家现在都比较认同的观点:ERP的选型负责人一定不要让企业里搞IT的人负责!比较合适的负责人应该是对企业各个业务领域比较熟悉的物料经理(Materials manager),外加财务与IT等相关部门的帮助。这里大家要明白一个根本性的东西:ERP的核心是MRP, 所谓的物料需求计划(Materials Requirement Planning);没有MRP的ERP从严格意义上讲是不能称之为ERP的,这也是很多ERP实施比较成功的企业为什么选择物料经理负责选型与实施的一个原因。

  企业选择了正确的ERP,接着就是正确地实施了。

  在ERP实施过程中涉及到如下几个比较关键的问题:

  ·物料编码的问题:很多企业一开始并没有真正地重视这个问题,特别是在公司的产品种类还不是很多,物料种类比较少的情况下,几个人一讨论,规则就定了下来, 最终的结果是面对越来越多的物料,编码无法继续下去,原先的规则不得不推倒重来,一物多码,或一码多物的情况越来越多,最后谁也分不清哪个是哪个了,有效的库存管理根本无法实现,整个ERP里面垃圾满天飞!我在广州有一家这样的客户,“ERP”用了三年多了,企业的发展很快,原先的编码已经无法继续编下去了, 新的物料只好采用新的编码规则,结果是物料编码参差不齐,五花八门,再加上人员流动,现在是谁也搞不清楚应该怎么办了,直接影响就是重复采购越来越多,该买的不买,不该买的都买了,整个库存系统一塌糊涂!

  ·第二个问题就是在人们的意识,特别是在企业的关键业务人员的意识还没有彻底转变时,就盲目开始实施ERP,就很容易出问题。人们的抵触心理还没有在很大程度上消除,靠的是行政命令,强逼着大家上马,最终的结果就是很长时间过去了,项目没有根本性的进展,勉强搞完了,到了用的时候也是拿着大炮打蚊子。我曾经面试一家国内著名IT制造企业的业务员,据说他们的ERP上的很成功。我说你们的采购订单是如何产生的?他说很简单,我们用EXCEL表格算完了,然后手工录入到系统里面去,目的是库房收货有依据!至于不同物料的库存策略是怎么设置的,他说我在那里工作了好几年,我根本就不知道在ERP里面还要有什么库存策略!我说你们的库存在上了ERP之后有什么改善?他说我没感觉!我觉得还不如当初我们不上ERP,那多方便啊!ERP不但没有给我们带来什么好处,反而增加了我们的工作量!

  我没有去过那家企业, 但报纸、媒体上报道说,那家企业已经“非常成功”地实施了某某ERP,而且用的还是SAP或Oracle什么的,我记不得了。 但根据相关资料,据说他们家的库存周转率比国外同类企业低了不少,根本不是一个档次。

  选择了正确的ERP,如果做了正确的实施,企业的库存是否就可以降低了呢?回答还是否定的!

  我们正在做咨询的一个客户,是家外资企业,ERP用了很多年了,库存问题却越来越突出。客观原因是客户越来越难伺候,订单与预测整天修改,但实际上经过对他们的业务流程审核,我们发现,根本原因是他们对ERP应用不当!应用不当的例子比比皆是:他们的库存数据准确性只有不到70%;很多应该日常维护的数据根本就没有维护。再加上人员流动问题,新来的员工培训不足,对现有ERP系统的理解与操作,一个人一个样, 有的采购员根本就不去更新主数据 ,采购提前期早就改变了,结果系统里面数据还是公司刚成立时候的设置,如PCB的正常采购周期现在是8周,供应商也确认了,系统里面还是12周的时间;发出去的订单,供应商在规定的时间里已经确认了时间与交货数量,采购员也不及时在系统里面维护,等到客户要求确认交货的时候,物料计划员还得打电话与采购员们一一确认;遇到紧急情况,物料已经发出到车间了,系统里面还没有记录,写个借条就把物料领走了,时间一长,库房的人也就忘了这回事了,直到盘点的时候才发现帐物不符,带来的直接后果是MRP一运行,跑出来的结果没有人敢相信!真可谓是“垃圾进,垃圾出”的最好体现!表现在库存管理上就是,该来的,不该来的可能都来了,也可能都没来!库存越来越高,无计划的物料短缺也越来越严重!生产也是经常在大家都不知道的时候就突然停线!

  所以,我认为,无数的事例都可以证明,企业对ERP项目如果选型不当或者盲目上马,最终的结果一定时非常糟糕的, 降低库存,提高管理水平根本无法谈起;选型正确了,有了良好的实施,也不等于就万事大吉了。ERP应用问题是一个不断提高的过程,改善提高永远没有止境。

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